Por Rebeca Farias
No “Livro caixa” são registrados todos os recebimentos e pagamentos efetuados pelo Autônomo ou Profissional Liberal, devendo ser lançados de forma cronológica, com dia, mês e ano. O uso do referido livro é facultativo, todavia, podemos salientar sua importância, no controle das entradas e saídas da conta Caixa da empresa, além de ser uma excelente ferramenta e é considerando como um auxiliar de registro contábil,
De acordo com legislação do Imposto de Renda, Decreto nº 3.000, de 26 de março de 1999, deve ser registrado todos os gastos considerados necessários à percepção da receita e a manutenção da fonte produtora como, por exemplo: aquisições de bens, materiais de conservação, limpeza, material de escritório, reparos e materiais de qualquer natureza usados e consumidos, além da remuneração paga a terceiros, desde que com vínculo empregatício, e os respectivos encargos trabalhistas e previdenciários. Deve-se observar que nem toda despesa incorrida será lançada no livro caixa, como por exemplo a despesa de depreciação dos bens e as despesas com transporte, locomoção, combustível, estacionamento e manutenção de veículo próprio, com exceção das indispensáveis a percepção da receita.É de suma importância, sabermos que as despesas escrituradas no livro supramencionado podem ser usadas para deduzir a base de cálculo do Imposto de Renda para os autônomos, que são aqueles contribuintes não assalariados.
Devemos compreender que as anotações devem ser detalhadas, não devendo ter notas que ainda não compensaram. Devem conter também no livro caixa, a data do registro, entradas e saídas de crédito e débito, saldo atual da conta, os investimentos e gastos escriturados de forma detalhada, além de ser necessária a documentação idônea, notas fiscais, que deverão ser guardados enquanto não ocorrer decadência ou prescrição, pois sempre estarão a disposição da fiscalização.
Outros gastos de devem ser considerados são os gastos com seminários e congressos por profissional autônomo são dedutíveis, além de encontros científicos, se necessários ao desempenho da função desenvolvida pelo contribuinte, observando sua especialização profissional, podem ser deduzidas a aquisição de livros e até mesmo a hospedagem, comprovados com documentação hábil e escriturados em livro-caixa, devendo guardar inclusive, o certificado de comparecimento dado no evento. No que se referente a tratamento tributário das despesas com benfeitorias, em imóvel locado efetuadas pelo profissional autônomo, como também as melhorias feitas, que contratualmente fizeram parte, como forma de compensação pelo uso do imóvel locado, também são dedutíveis, desde que estejam com documentação idônea e sejam feitas no mês de seu dispêndio, escriturados no livro-caixa de forma detalhada.
No que se trata dos excessos, as deduções não deverão exceder mensalmente a receita da respectiva atividade, sendo permitido, entretanto, o cômputo do supramencionado excesso nos meses seguintes, até dezembro, pois tais deduções não poderão ser transpostas para o ano seguinte. Os livros não devem ser compostos em sua escrituração de rasuras e borrões, como também não devem conter intervalos em branco. Entretanto, se por ventura, ocorrerem por falha humana, devem ser declarados na escrituração, com retificação através de estorno, que é quando ocorre duplicidade de um mesmo lançamento contábil. O lançamento complementar, que também é uma forma de correção, para os lançamentos feitos em quantia menor, pode ser feitos da diferença do valor (menor) lançado e do valor real, como através de estorno total e depois, fazendo lançamento correto.
A retificação é um mecanismo de ajuste dos registros equivocados. Estorna-se pelo menos uma parte do lançamento, corrigindo tanto os registros, como as anotações feitas por importância maior. Se o valor for lançado maior do que realmente é, a retificação pode ser feita estornando todo o lançamento e depois, fazendo o correto lançamento,através de um profissional qualificado. Existem outras formas de retificação, como por exemplo, o lançamento de transferência e a ressalva, sendo a segunda, quando se tratar de um erro de redação, antes de se ter o encerramento do lançamento, tendo a retificação no próprio histórico. A primeira tem o seu uso, para a regularização da conta creditada ou debitada de forma incorreta, através da transposição do valor para a conta adequada.
A expressão “serviços notariais e de registro” que foi inserida no caput do artigo 11 da Lei n°7.713, de 22 de dezembro de 1988, atinge apenas os titulares dos serviços notariais e de registros em geral, sendo estes de caráter privado, por alguma delegação do Poder Público.
A escrituração fiscal do livro pode ser feita por sistema eletrônico, com formulários contínuos, com suas subdivisões numeradas em ordem tipograficamente. Quando falamos em escrituração fiscal, estamos falando dos registros das notas fiscais. Nesse caso seria a escrituração do livro caixa.
Após ocorrer o processamento, os impressos devem imediatamente ser encadernados em formato de livro, destacados e lavrados os termos de abertura e de encerramento, constando inclusive o número de folhas já escrituradas, a bastante tempo existe um programa para registrar o livro caixa e exportar as informações para declaração de IR.
Lembramos que a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) disponibiliza o Programa Carnê-leão, permitindo assim, a escrituração do livro caixa pelo sistema de processamento eletrônico. Os profissionais Liberais, como os advogados e médicos, terão que informar à Receita Federal, o nome e o CPF dos titulares de cada um dos pagamentos dos serviços que foram prestados, mas se não forem incluídos os valores e o CPF no carnê Leão, terão de colocar essas informações na sua declaração de IR, entregue no outro ano subsequente. Essa identificação do CPF dos titulares do pagamento de cada serviço prestado começou a partir de 1° de Janeiro de 2015.
O uso do referido livro é facultativo para as pessoas físicas prestadoras de serviços sem vínculo empregatício, porém para pessoas jurídicas optantes pelo regime tributário Simples Nacional, de acordo com a LC 123/2006, é uma obrigação que será dispensada desde que a empresa efetue escrituração contábil. Perante a lei das sociedade anônimas, Lei 6.4040/76, juntamente com o código civil, Lei 10.406/2002, no seus artigos 1.179 a 1.195, todas as empresas estão obrigadas a ter escrituração contábil.
*-Membro da Comissão de Estudos Tributários